El problema
Sport12 permite a cualquier persona sumarse a partidos de fútbol organizados sin tener equipo propio. A medida que la comunidad crecía, el seguimiento dependía de procesos manuales: bienvenidas, recordatorios, reactivación de usuarios, seguimiento post-partido, prevención de ausencias y consultas frecuentes por WhatsApp que consumían tiempo del equipo.
La implementación
Ecosistema de automatizaciones con n8n, Firestore, YCloud y WhatsApp Business API: activación de nuevos usuarios, registro al primer, segundo y tercer partido, seguimiento post-partido, un Dormant Agent que reactiva usuarios inactivos en hitos concretos, un Game Fill Agent que completa partidos con cupos libres avisando a 48, 24 y 12 horas, prevención y seguimiento de ausencias, y un Customer Support Agent que clasifica la intención del usuario, responde con respuestas aprobadas y deriva a un humano cuando hace falta.
La metodología
La oportunidad no era enviar más mensajes, sino construir un sistema que entendiera el momento de cada usuario y actuara según su comportamiento real. Conectamos la base de datos de Sport12 con flujos que analizan partidos jugados, inscripciones activas, historial de asistencia y nivel de actividad; a partir de ahí cada bot decide si corresponde escribir, esperar, excluir al usuario o escalar el caso a una persona.
El resultado
Comunicación más oportuna con los jugadores y menos tareas manuales para el equipo operativo: mensajes personalizados según comportamiento real, reactivación de usuarios inactivos, mejor aprovechamiento de los cupos disponibles, menor riesgo de mensajes duplicados o fuera de contexto y trazabilidad completa sobre envíos y respuestas. WhatsApp pasó de ser un canal de mensajes a una herramienta operativa.